Guide d'utilisation

Version 0.4.0 · juillet 2026 · 10 minutes de lecture

Sommaire : Bien démarrer · L'assistant · Devis & factures · Catalogue · Mémoire métier · Clients · Trésorerie · Coffre · Automatisations · Gmail & Agenda · Vos données · Mises à jour

1. Bien démarrer (5 minutes, une seule fois)

Après avoir créé votre compte (14 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire), faites une chose avant tout le reste : remplissez votre profil entreprise.

Direction Réglages → Profil & Apparence : nom de votre entreprise, adresse, SIRET, régime de TVA (cochez « franchise en base » si vous ne facturez pas la TVA : la mention légale art. 293 B sera ajoutée automatiquement sur vos factures), vos mentions de bas de page, votre logo et votre couleur.

Pourquoi c'est important : tout ce que vous saisissez ici apparaît sur vos devis et factures. Deux minutes ici = des documents impeccables pour toujours.

Complétez aussi la description de votre activité (« Réglages → votre contexte métier ») : plus l'assistant sait ce que vous faites, plus il est pertinent.

2. L'assistant : parlez-lui comme à une secrétaire

L'onglet Agent est le cœur d'XENORYS. Écrivez-lui (ou dictez-lui) ce que vous feriez faire à un assistant :

• « Fais-moi un devis pour la terrasse de M. Martin : 20 m² de dallage à 45 € le m², plus une journée de main-d'œuvre à 350 € »
• « Quelles factures sont en retard de paiement ? »
• « Rédige un mail de relance courtois pour la facture de la boulangerie Dupuis »
• « Ajoute un contact : Marie Lefort, plombière à Foix, 06 12 34 56 78 »
• « Fais-moi le point sur ma trésorerie ce mois-ci »

Il crée réellement les documents, remplit les fiches et prépare les mails. Règle d'or : c'est un assistant, pas un comptable. Relisez toujours un devis ou un mail avant de l'envoyer, c'est vous qui signez.

Chaque formule inclut un quota de demandes par jour (300 en Starter, 1 000 en Pro, 3 000 en Business). Si vous l'atteignez, tout le reste de l'application continue de fonctionner normalement.

3. Devis & factures

Trois façons de créer un devis :

• Par l'assistant : dites-lui ce qu'il faut chiffrer (le plus rapide).
• À la main : Accueil → Générer un devis, ajoutez vos lignes (le Catalogue vous fait gagner du temps, voir ci-dessous).
• Depuis une photo : prenez en photo un devis papier ou une liste manuscrite, XENORYS en extrait les informations et produit un document propre.

Ensuite : un devis accepté se transforme en facture d'un clic, avec numérotation légale automatique. Vous pouvez l'envoyer par e-mail directement (un brouillon est créé dans votre Gmail : vous relisez, vous cliquez sur Envoyer).

Bon à savoir :

• Une facture émise est verrouillée : c'est la loi (une facture ne se modifie pas, elle s'annule par un avoir). XENORYS gère les avoirs.
• Vos factures embarquent automatiquement le format électronique Factur-X : vous êtes déjà prêt pour la réforme de la facturation électronique.
• « Paiement reçu » sur une facture propose d'enregistrer l'entrée en trésorerie dans la foulée.

4. Mon Catalogue : vos prix, une fois pour toutes

Le Catalogue (Accueil → Catalogue), c'est votre liste de prestations et de fournitures avec leurs prix : « Pose de parquet : 38 €/m² », « Déplacement : 25 € », « Heure de main-d'œuvre : 45 € »…

Une fois remplies, ces lignes se réutilisent dans vos devis en deux clics, et l'assistant les connaît : quand vous lui demandez un devis, il applique VOS tarifs au lieu d'inventer. Remplissez-le dès la première semaine, c'est lui qui rend les devis « en 2 minutes » possibles.

5. Mémoire métier : apprenez-lui VOS habitudes

C'est la fonction la plus puissante et la moins évidente. Dans Réglages → Agent & IA → Mémoire métier, vous écrivez vos règles de travail, une bonne fois pour toutes. Exemple réel :

• « Devis client : commence toujours par la date du jour, inclus notre RIB en pied de page, applique la TVA à 20 %, validité 30 jours. »
• « Relances : première relance courtoise à J+30, deuxième plus ferme à J+45, toujours signées "Le secrétariat". »
• « Nouveaux clients : toujours demander le SIRET et l'adresse de chantier avant le premier devis. »

À partir de là, l'assistant applique ces règles automatiquement, sans que vous les répétiez à chaque demande. Chaque fois que vous vous surprenez à ré-expliquer la même chose à l'assistant : transformez-la en procédure.

6. Vos clients (CRM)

Accueil → CRM : tous vos clients et prospects, leurs coordonnées, l'historique de vos échanges et interventions. Vous pouvez importer votre fichier existant (Excel ou CSV) en un clic : les doublons sont détectés automatiquement.

L'assistant s'en sert : « appelle-moi le numéro de M. Martin », « quels clients n'ont pas donné suite au devis ? », « note que Mme Lefort veut être rappelée en septembre ».

7. Trésorerie : où vous en êtes, chaque matin

Accueil → Trésorerie : vos entrées et sorties, mois par mois, avec graphiques. Les factures impayées y sont détectées automatiquement, et XENORYS prépare les relances (voir l'Accueil : les alertes du jour s'y affichent).

En fin de mois, exportez le tout pour votre comptable en un clic.

8. Le Coffre : vos papiers d'entreprise

Attestations d'assurance, Kbis, contrats, photos de chantier : déposez-les dans le Coffre (Accueil → Coffre). Ils sont classés, retrouvables, et exportables d'un bloc pour votre comptable ou un client qui vous demande une attestation.

9. Automatisations : ça travaille quand l'app est fermée

Dans Réglages → Automatisations → Tâches planifiées, programmez ce qui doit se faire tout seul, à heure fixe : un briefing chaque matin (« résume mes rendez-vous, mes impayés et mes devis en attente »), des relances hebdomadaires, un point trésorerie le vendredi…

Ces tâches s'exécutent sur nos serveurs : votre PC peut être éteint, vous retrouvez le résultat à l'ouverture (et une notification si activée).

10. Connecter Gmail et votre Agenda (optionnel mais recommandé)

Dans Réglages → Intégrations, connectez votre compte Google (et/ou Microsoft 365). Une fenêtre de votre navigateur s'ouvre pour autoriser l'accès : c'est Google qui vous demande la permission, XENORYS ne voit jamais votre mot de passe.

Ce que ça débloque : l'envoi des devis/factures en brouillon dans votre Gmail (vous gardez toujours la main avant l'envoi), la lecture de votre agenda (« quels sont mes rendez-vous demain ? »), et pour Microsoft la création de documents Word/Excel.

Vous pouvez connecter plusieurs comptes (pro + perso) et tout déconnecter à tout moment.

11. Vos données vous appartiennent

Tout est hébergé en France, sur un espace isolé qui n'appartient qu'à vous. À tout moment, dans Réglages → Mes données :

• Exporter : une archive ZIP complète (clients, devis, factures, fichiers) : c'est votre sauvegarde personnelle, et elle vous suit si vous partez.
• Supprimer mon compte : effacement définitif de tout, abonnement résilié compris.

Nos serveurs sont sauvegardés chaque nuit (copies chiffrées, double site). Détails dans la Politique de confidentialité.

12. Mises à jour

Quand une nouvelle version sort, une bannière verte apparaît en haut de l'Accueil avec un bouton Télécharger. Sur Android, installez le nouveau fichier par-dessus l'ancien : vos données ne bougent pas (elles sont sur le serveur, pas dans l'application).

Une question ?

Écrivez-nous : contact@xenorys.fr : on répond vite, et vos questions enrichissent ce guide.